LE MÉTIER D’ASSISTANT ADMINISTRATIF
L’assistant(e) administratif/ve joue un rôle important puisque c’est lui/elle qui s’occupe de toute l’organisation interne et des relations externes de l’entreprise. GLOBAL RH vous dévoile ses particularités ainsi que ses principales attributions.
Qu'est-ce qu'un(e) assistant(e) administratif/ve ?
L'assistant(e) administratif/ve accomplit toutes les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Il/Elle peut être rattaché(e) à plusieurs cadres et directeurs.
Ses activités principales consistent à faire circuler l’information au sein de l'entreprise et à assurer la réalisation de toutes les tâches administratives.La circulation des différents communiqués se fait généralement par courrier électronique. L’assistant(e) exerce le rôle d’intermédiaire entre les dirigeants et les salariés de la société en véhiculant les décisions prises lors des réunions.
Il/Elle tient aussi la place de secrétaire lors de la tenue du conseil d’administration ou des réunions avec des personnes venant de l’extérieur. Il/Elle reçoit les appels téléphoniques des clients et fournisseurs et entretient de ce fait une relation étroite avec ces derniers. Suite à ces communications téléphoniques, il/elle organise et arrange les rendez-vous d’affaires des têtes dirigeantes.
Il/Elle rédige également différents documents à la suite des demandes de ses supérieurs hiérarchiques qui peuvent être des courriers électroniques ou des rédactions diverses. Le/La secrétaire assure la réception des courriers et le classement ou l’envoi de ces correspondances aux destinataires. La gestion du courrier, c’est-à-dire le triage et l’archivage, n’est pas négligeable dans cette profession puisqu’elle nécessite un sens de l’organisation.
Quel est le parcours type d'un(e) assistant(e) administratif/ve ?
Le métier d’assistant(e) administratif/ve exige au moins 2 ans d’études (BTS) en technique de secrétariat ou de gestion et comptabilité. Les titulaires d’un baccalauréat accompagné de quelques années d’expérience ou d’un diplôme type CAP/ BEP peuvent également occuper ce poste.
Quelles sont les qualités d'un(e) assistant(e) administratif/ve ?
Ce travail demande beaucoup de temps et de disponibilité. La préparation de réunions exige des horaires variés, souples et parfois matinaux. Le/La secrétaire doit posséder un grand sens des responsabilités et de l’organisation. Il faut qu’il/elle soit en mesure de hiérarchiser les tâches urgentes, prioritaires ou importantes, notamment dans le cas où il/elle est rattaché(e) à plusieurs supérieurs.
À l’heure de l’informatisation, un(e) secrétaire moderne doit exceller dans la manipulation des logiciels utilisés actuellement pour assurer les fonctions bureautiques.
