Comment ne plus perdre son temps en réunion ?
Êtes-vous déjà sorti d’une réunion en pensant qu’elle n’avait servi à rien ? C’est certainement que l’organisateur n’a pas fait ce qu’il fallait… Pour ne plus que ça vous arrive, voici quelques rappels de base – encore trop méconnus – pour ne plus perdre de temps en réunion.
1-Cibler les invitations
Tout d’abord, il n’est pas nécessaire de convoquer tout le monde à une réunion. « C’est le rôle de l’organisateur de cibler les personnes à convoquer par ordre d’importance : les intervenants indispensables à la bonne tenue de la réunion et les participants qui peuvent se permettre de la manquer », souligne Yasmina Hardi, du cabinet Hay coaching."Un petit mail avec le thème prévu et un rappel en début de réunion, ce n’est pas du luxe !"Un ordre du jour précisé, un temps de parole à respecter
Une fois les bonnes personnes conviées, des règles de base sont à respecter pour gagner en efficacité. La première d’entre elles : un ordre du jour clairement fixé en amont. « Ainsi, les participants peuvent arriver avec des éléments et savent à quel moment intervenir, commente Bérangère Touchemann. Un petit mail avec le thème prévu et un rappel en début de réunion, ce n’est pas du luxe ! » Il importe aussi de préciser non seulement l’heure de début mais aussi de fin de la réunion, pour s’épargner des digressions et hors-sujets inutiles.
2-Des conflits à régler, une prise de parole à mesurer
« C’est à l’organisateur d’encadrer la réunion et de relancer les débats si nécessaire », fait remarquer Yasmina Hardi. Exemple : soumettre une phrase interrogative telle que "tout le monde s’est-il exprimé comme il le souhaitait avant de passer au point suivant ?", pour que les participants ne se sentent pas frustrés. Et si la discussion s’envenime ? « Il faut savoir prendre ses responsabilités et trancher, estime Bérangère Touchemann. À l’organisateur de décider si la discussion entre dans le cadre de l’ordre du jour ou si elle s’en écarte, auquel cas il faut y mettre un terme en expliquant que ce n’est pas le moment de débattre du sujet qui fait conflit. » Exemple : « Cette réunion avait pour objectif de trancher sur tel sujet. Je crains que cette discussion s’éloigne du sujet initial. Par conséquent, j’en prends bonne note mais je vous invite à en débattre lors d’une prochaine réunion. »
3-Des enseignements à retenir, un compte-rendu à rédiger et à diffuser
Une fois la réunion terminée, il ne s’agit pas que les participants en ressortent sans rien retenir. Le mieux est de leur faire parvenir un compte-rendu par mail. « Cette pratique implique de la rigueur pour l’organisateur. Il devra pouvoir rédiger une synthèse en reprenant les grandes lignes de la réunion, les sujets qui ont été débattus et les éléments qui ont pu être soumis à un vote ou à une décision », constate Yasmina Hardi. « C’est utile non seulement pour les participants mais aussi pour ceux qui n’ont pas pu se rendre à la réunion, ajoute Bérangère Touchemann. »
