Communiquer avec ses collègues : choisir le bon outil selon le message
Mail, téléphone, réseaux sociaux, les salariés sont hyper-connectés et assaillis d’informations. Pour faire passer un message à vos collègues ou à votre boss, vous avez donc intérêt à choisir le bon moyen. Découvrez comment être le plus efficace selon ce que vous avez à dire.
Le mail : moyen de communication le plus populaire en entreprise
Le mail interne est en passe de devenir le premier mode de communication dans les entreprises. Résultat : les boîtes mails sont polluées par des informations de tout ordre. Certes, « le courriel a l'avantage de ne pas déranger la disponibilité de l'autre mais il peut être noyé parmi la masse des autres informations », rappelle la psychologue Mary Gohin, spécialisée dans la gestion des situations et de la communication.
Pour qu’il soit synonyme de productivité, son utilisation doit être limitée à certaines situations : « lorsque l’on doit rapidement vérifier un élément, s’assurer de l’avancement d’un projet, de la réception d’une information, précise Caroline Carlicchi, coach chez Coaching Go. Le mail doit demeurer informatif et servir à valider une information. »
Autre recours possible selon Claire Roy, référent efficacité professionnelle et communication chez CSP Formation : « pour toute information dont on veut garder une trace, pour une communication à plusieurs ou l’envoi d’une pièce-jointe. » Et comme le courriel reste un mode de communication différée, «il doit comporter un objet, un objectif précis ainsi qu’un délai de réponse défini pour gagner en efficacité », ajoute Claire Roy.
"La conversation physique reste le mode de communication le plus productif en milieu professionnel."
Téléphoner à un collègue, c’est possible
Un salarié décroche rarement son combiné pour contacter un collègue. Peut-être est-ce dû au côté « assez intrusif pouvant être désagréable » du téléphone, comme le qualifie Caroline Carlicchi. Car « le coup de fil peut déranger et arriver à un moment où la personne n'est pas disponible psychologiquement », explique Mary Gohin. Néanmoins, il peut présenter bien des avantages en interne. « Il est ainsi plus intéressant d'appeler quand on veut rapidement avoir un avis, une opinion ou une réponse immédiate », complète Mary Gohin. Vous souhaitez, par exemple, savoir si une réunion externe s’est bien déroulée sans pour autant entrer dans les détails, confirmer le déroulé d’une future présentation chez le client avec un confrère ou revoir un point que vous ne comprenez pas ? Le téléphone est l’outil adéquat.
En revanche, quelques éléments sont à prendre en compte. « Il faut se concentrer sur le ton et ne pas hésiter à reformuler pour être bien compris, insiste Caroline Carlicchi. De plus, il faut donner la possibilité à l’autre de donner son feedback en lui demandant, par exemple, s’il est d’accord avec ce que l’on dit ou fait. »
Le face-à-face, incontournable pour l’esprit d’équipe
La conversation physique reste le mode de communication le plus productif en milieu professionnel. « Elle donne la possibilité de vérifier si le message est compris », résume Caroline Carlicchi. En outre, « elle permet de nuancer le propos face aux réactions de l’interlocuteur tout en donnant une approche plus intime que les autres modes de communication », estime Mary Gohin.
Traditionnellement, « pour faire une critique, lors de tensions dans une équipe ou de problèmes professionnels ou émotionnels, on rencontre ses interlocuteurs car c’est en se voyant et en mettant les choses à plat que les difficultés se résolvent », note Claire Roy. Toutefois, le présentiel est aussi préconisé lors de situations moins critiques telles que le changement de manager, l’arrivée d’un nouveau collègue ou la constitution d’une nouvelle équipe. « Il permet de mieux travailler ensemble, d’entretenir des relations, de créer des liens, d’avoir des plages informelles qui facilitent le relationnel », analyse Claire Roy.
Les outils du web 2.0
Aujourd’hui, la plupart des boîtes mail contient aujourd’hui des messageries instantanées. Mais l’utilisation du chat doit être cantonnée aux contenus accessoires, ne nécessitant pas d’être conservés. « Il peut être utilisé pour confirmer le lieu d’un rendez-vous avec ses collègues au dernier moment », illustre Claire Roy.
Skype peut également être pertinent dans certains cas. « C’est intéressant lorsqu’on ne connaît pas ou peu la personne, on peut la voir, indique Claire Roy. On peut également partager l’écran pendant la conversation, ouvrir un fichier et travailler en même temps avec son interlocuteur pour faire, par exemple, des réunions à distance. » Le blog est aussi un média à envisager notamment en ce qui concerne l’échange d’idées. « C’est un bon outil car il laisse du temps pour la réflexion et l’apport d’idée ; c’est un outil commun de réflexion très judicieux », conclut Claire Roy.
